Ser empresari individual fa recaure, en el titular, moltes vessants de l’activitat econòmica : la comptable i financera, la fiscal i laboral, la comercial i de feina…; cada una d’aquestes matèries té normatives que no sempre són comptatibles.
Hi ho és perquè cada administració té la seva normativa i un criteri fiscal, pot o no coincidir-se amb un de laboral; això només ho determina la llei, i/o els funcionaris adscrits a cada departament, amb la seva interpretació de la norma.

Un dels moments més indefinits, és la consideració d’una despesa com fiscalment deduïble i, per tant, amb capacitat de poder determinar el resultat/rendiment de  l’activitat econòmica. Avui en dia, aquesta butxaca física, és totalment virtual i anem amb la targeta, de crèdit o dèbit, per a fer compres i pagaments.
Moltes vegades cal justificar sí, una acció, o despesa, l’hem de considerar particular, o afecta a l’activitat i, el límit entre ambdues opcions es dificil d’establir i, a més, de tenir-ho documentat.

Primerament, hi ha d’haver un criteri comptable, que prioritza l’anotació i registre de tot els moviments susceptibles o necessaris per al funcionament de l’activitat econòmica, que ens ha de garantir la viabilitat del negoci, es a dir la capacitat de generar recursos de forma continuada per sobre de les despeses.
Desprès hi ha d’haver-hi un criteri genèric, potser per escrit, per a determinar clarament el que son despeses privades, d’aquelles que són de l’activitat econòmica, amb la finalitat de poder tenir pautes definides sobre situacions que es poden repetir.
I en tercer lloc les casuístiques i els diferents tipus d’activitat, queden molt genèriques en una normativa fiscal que ho regula tot; en tot cas sempre es pot demanar una consulta a l’Agència Tributaria, per aclarir dubtes.

Ho podem analitzar, a partir d’un exemple concret : si volem fer una tasca comercial, captar un nou client o sencillament presentar un pressupost i comentar-lo amb el client, ens pot interessar fer-ho en un dinar, ja què és un moment de descans, i pot estar atent a la nostra conversa. En aquest cas sembla adient que si nosaltres hem propiciat aquest dinar, convidem i paguem la despesa. Comptablement no hi ha dubte, hem disposat dels fons de l’entitat, per una persona autoritzada, i per a un àpat de negoci; el problema sorgeix quan, davant de l’administració tributaria, aquesta despesa pot ser documentada, o argumentada.

Es evident que davant d’una inspecció, l’anotació al tiquet de “dinar comercial” no seria suficient, i caldria anotar-hi amb qui i el perquè del dinar, però potser la millor ratificació es fer signar, al nostre convidat, amb les seves dades.
Però pot donar-se el cas de que les nostres gestions i proposta, no siguin favorables, l’àpat acabi sense cap resultat i, per tant, aquesta signatura seria inviable. Des d’un punt de vista comptable seria correcte, però la deducció d’aquesta despesa, fiscalment, seria dubtosa o poc fiable..
Es cert que un àpat, també es podria camuflar com un dinar familiar, per deduir-ho fiscalment, o un àpat de cel.lebració, o un dinar de treball d’un dia qualsevol…

Podriem possar-hi altres exemples : despeses d’assistència a un congrés o reunió gremial, la compra d’una determinada publicació o normativa, com a consulta o formació, la gasolina dels desplaçaments, un àpat per haver-hi retards de tràfic i no arribar a temps…