A la part final d’aquesta entrada tractarem de com és de necessari, també a les petites i mitjanes empreses,
Les empreses, a mesura que van creixent, desenvolupen organigrames on les funcions es segmenten i descentralitzen, en funció d’aquelles àrees en que cal fer més seguiment, d’aquelles on hi ha el gruix de l’activitat productiva, d’aquelles que requereixen la complimentació de normatives externes (ja sigui de les administracions, dels procediments de qualitat, o de recerques e innovació…) i, moltes vegades, cada departament gestiona l’informaciò i accions que l’incumbeixen. Això comporta què, tots els recursos (humans i materials) estiguin optimitzats per fer que l’engranatge funcioni sense tensions o imprevistos.

Des d’un punt de vista global, aquesta funció la fa el “controller”, que orgànicament ha d’estat prop de la Direcció. El control de gestió el podriem definir amb dos àmbits temporals :

• Un, de primer, com a seguiment, avaluació, optimització dels recursos, en el dia a dia i de verificar què els objectius parcials que han estat aprobats, es desenvolupen adequadament.
• Un altra de planificació, en el sentit d’avançar-nos en el que volem succeiexi, preveient el que tenim al nostre abast, i coneixem.
• Aquesta planificació més continuada, es complementa  amb el que l’empresa ha de preveure per fer creixements qualitatius i perque aquest procés no s’interrumpeixi. Aquest seria el cas d’un canvi de seu, obrir una nova fàbrica o línies per a nous productes…

Aquests processos requereixen de fases d’estudi, avaluació, compartir-ho amb diferents àrees, i adoptar aquelles decisions estratègiques que permetin la seva implementació; en podríem descriure cinc fases d’aquests procediments :

1. La determinació dels objectius d’empresa, per seccions o producte
2. L’execució d’aquests procediments
3. Mesurar periòdicament l’assoliment dels mateixos
4. Analitzar-los, revisar-los i avaluar-los
5. Acció de control posterior

Un departament de control de gestió, ha de permetre tenir aquella informació necessària per poder avaluar els punts clau de l’empresa i el seu funcionament, poder traslladar les informacions i el seu anàlisi als òrgans superiors, determinar possibles desviacions i reaccionar a temps per redreçar-ho.
Un bon departament de control de gestió, hauria de tenir les següents funcions :

• Ajudar en el disseny i formulació dels plans estratègics, d’acord amb els objectius de l’empresa; col.laborar en les projeccions, estudis i anàlisi per donar suport a la presa de decisions.
• Analitzar detingudament els estats financers, destacant aquelles tendències, desviacions, o millores que puguin ser aprofitades.
• Oferir atenció, i assessorament, a l’alta direcció en aspectes que puguin ajudar a l’adopció de decisions, i desenvolupar projeccions de futur, que ajudin en la visió a llarg termini,
• Identificar i establir millores en els processos interns que augmentin la productivitat i la millora organitzativa.
• Treballar, i compartir amb la resta de departaments, els projectes i propostes per a la millora dels mateixos, i de consolidació de l’empresa.
• Assegurar que tots els procediments interns segueixen les normatives, regulacions i directrius internes i externes.

PETITES I MITJANES EMPRESES

Això no vol dir què, aquest control, no existeixi a les petites empreses sinó que hi ha la idea que no són necessaris en part, perquè el propietari-gerent sol ser el que pren les decisions estratègiques, amb una informació limitada, que no sempre és la més adient. També, en aquests escenaris, es fa dificil compartir l’informació rellevant, fer el seguiment acurat de les decisions que es prenguin i de valorar els efectes, o problemes, que puguin sorgir en la seva implementació.
Però es necessari que, el propietari-gerent, tingui coneixement d’on surten els seus recursos, de si pot haver-hi alguna desviació interanual, o si hi ha alguna linia o producte que no té la rendibilitat adequada.

Moltes vegades l’intuició, l’experiència, no solament es bona sinó necessaria (pensem en una botiga de roba o calçat) on el gerent ha de fer les comandes de producte i, de l’encert d’aquesta intuició-previsió, tindrá un estocatge a magatzem, per atendre als clients.
Potser no pensem amb planificar, però li donem algun altra nom, i sinó com preveriem els venciments dels nostres proveidors, disposar de saldo per atendre les nòmines o els impostos…; en aquesta planificació hi han elements previsibles i, d’altres, que afecten el nostre entorn (per exemple el confinament de la pandèmia, no era previsible unes setmanes abans, malgrat de tenir les comandes fetes…).

La planificació ens ajuda a no caure en la rutina, a incentivar les nostres idees, a cercar objectius de creixement (volums de venda, renovació o redecoració de mobiliari o maquinària, implantació de venda online, pàgines web, …); segurament, a les petites i mitjanes empreses, es pot pensar que no cal anotar-ho, o deixar-ho documentat en paper, però si que és important que les anotacions en el paper ens ajudin a revisar allò que haviem plantejat a l’inici, de les accions o pasos per aconseguir-ho, dels recursos a dedicar-hi, i de verificar sí, els resultats, s’ajusten al que preveiem.
Si fem una reforma, o quelcom semblant en qualsevol àmbit de l’empresa, i hi dediquem uns recursos, és per un objectiu : segurament un augment de vendes, o una ampliació del lloc de treball, més clients…; per tant una cosa ha d’anar lligada a l’altra. Una inversió ha de servir per a uns resultats.