En la nostra vida diària, el fem servir habitualment, per exemple : a) quan tenim incerteses del que volem comprar o demanar, i no tenim experiència prèvia, b) per tenir una previsió, per si ens cal demanar recursos aliens (bancs/préstecs) o si ho podrem atendre amb recursos propis, c) per contractar amb una xifra pactada, d) ens permet valorar si hem de seccionar l’obra, o compra, o fer-ho en diferents fases, ajustant els recursos a cada part, e) tenim un element per poder negociar o demanar-ho a altres proveïdors, o modificar la qualitat dels materials o acabats (si es una obra o reforma)…

Agafant aquesta primera aproximació, i valorant-ho com una entitat associativa, diríem que el pressupost és la capacitat màxima de despesa, que preveu la Junta Directiva, per a l’exercici que comença, d’acord amb els recursos ordinaris (quotes) o alienes (subvencions, aportacions…) per atendre les despeses de les activitats que es volen desenvolupar, amb el vistiplau final de la Assemblea de Socis. El Pressupost ha de ser treballat amb cura i amb el consens de la Junta Directiva.

Com ha de ser un Pressupost ? :

1. Una relació detallada de les diferents partides, o conceptes, amb una assignació concreta i valorada.
2. Dins d’aquest total màxim d’autorització, la Junta Directiva podrà compensar, dins del mateix exercici, imports entre partides, sense superar el límit total aprovat per l’Assemblea de Socis, en funció del grau de realització de les diferents activitats acordades.
3. Ha de ser una valoració, el més exacte possible, del què és preveu ingressar i de les despeses que cal atendre.
4. El Pressupost s’ha de presentar equilibrat : el que es vol fer i amb quins recursos es vol fer.
5. Cal evitar posar-hi conceptes de poca quantitat; no s’hauria d’entrar en el detall de quantitats poc significatives com, per exemple, aquelles que fossin inferiors al 3 per cent del total de Pressupost.
6. Es important mantenir els mateixos conceptes, en diferents anualitats, per facilitar la comparabilitat interanual.
7. Quan es depèn de financiacions i/o subvencions externes, caldría tenir un pla B, és a dir, si les subvencions no es materialitzen en un temps prudencial, cal veure si l’activitat es pot realitzar, es pot fer amb un pressupost més reduït, o cal fer-ho contra el Fons Social.
8. Al tancament de l’exercici, la liquidació del pressupost, hauria de tenir un format de columnes a part dels conceptes : una amb els imports dels Pressupost aprovat a l’inici de l’exercici, una amb els imports realitzats, una tercera amb la diferència entre els dos anteriors, que serien les desviacions, i una final que podria ser el Pressupost del nou exercici, pendent de ratificació per els socis. De la suma d’aquestes columnes hauria de sortir l xifra de superàvit, o pèrdua.
9. L’import final (sigui superàvit o pèrdua), és una quantitat que no podrem verificar, ni comprovar : cal que tots els procediments de registre i tancament siguin curosos, revisats, i amb els criteris i notes que ajudin a la seva comprensió.
10. El Pressupost, encara que sigui una eina de gestió, no cal tenir-la present de forma permanent perquè, si hem ajustat les partides, aquestes s’aniran desenvolupant segons el que hem previst; no obstant sí que es recomanable fer-hi una ullada, per a possibles desviacions.