6 Treballar per activitats : Quan al llarg de l’any es programen diferents activitats, cada una d’aquestes hauria de tenir un cert equilibri entre els ingressos que genera i les despeses que comporta, per evitar que algun d’aquest actes pugui restar recursos a altres finalitats.
En aquest cas el estudi i control de les despeses de forma unitària (sempre que siguin activitats singulars, i no continuades), hauria de permetre valorar com aquest desequilibri pot minvar (per exemple potser hem contractat serveis de més nivell, respecte del públic assistent, o manca de serveis complementaris (bar…) que puguin afavorir un increment d’ingressos, o veure si la data de programació es la més adient respecte a altres activitats locals, o si es poden establir sinergies amb altres entitats per fer actes conjunta o complementaris…

7 Fons de caixa : Malgrat que una gran part de les despeses ordinàries, inclús les de petit volum es poden fer electrònicament, sempre hi ha compres i avituallaments que s’han de liquidar en efectiu; en aquest cas el més habitual es fer un “Fons de Caixa”, es a dir una disposició bancaria d’un import (potser 200 euros ?), que es dipositaria en mans d’un membre de Junta, i que serviria per a fes compres en efectiu; a cada sortida d’efectiu, hi hauria un justificant del motiu per el quan s’ha produït, i al final sempre hi haurien el mateix saldo (d’efectiu més justificants), i es regularitzaria periòdicament, per tornar al saldo inicial d’aquest fons.

8 Disposició del fons social, per compensar pèrdues : En el cas d’haver-hi un resultat negatiu a l’exercici d’una entitat, hi hauria dues solucions, tot depenent dels motius que ho hagin provocat :

• Convocar una Assemblea de Socis i demanar una derrama per a restablir l’equilibri.
• Veure si els estatuts permeten algun tipus de “Reserves Voluntàries”, que s’haurien nodrit de superàvits d’anys anteriors.
• Deixar aquest resultat negatiu en un compte provisional, per a reduir aquest dèficit amb el resultat dels propers anys.
  El Fons Social, que quelcom que existeix des de la fundació de l’entitat, i hauria de ser molt restringida l’opció de la seva utilització.
• El Fons Social, que quelcom que existeix des de la fundació de l’entitat, i hauria de ser molt restringida l’opció de la seva utilització.

9 Les amortitzacions : És la pèrdua progressiva de la capacitat d’un bé, per la utilització, per la sortida al mercat de productes semblants amb majors prestacions, que disminueix el seu valor.

• Quan compren un be, i el liquidem (en efectiu i al comptat), ja l’hem amortitzat; això queda molt clar quan comprem un cotxe, i si el volguéssim revendre ja no tindria la mateixa valoració; potser una definició entenedora seria, conceptualment, si aquest vehicle que comprem el financem : el vehicle seria de la nostra propietat, i hauríem de fer la previsió del deu que hem adquirit; aquest retorn mensual, seria com la imputació per el seu us.
• En l’àmbit d’empresa, aquest “retorn” seria l’amortització, un compte que aniria sumant mes a mes, i que amb la contrapartida del preu d’adquisició ens donaria el valor residual.
• D’entrada només podríem amortitzar els elements que estiguin registrats a l’actiu; en cap cas es podria amortitzar una compra feta contra el pressupost ordinari.

1. La documentació social, i la història :

La vida associativa es relativament moderna, uns cent anys, i al llarg d’aquests darrers 50 anys s’ha anat reglamentant totes les situacions.

Hi ha documents que s’han de mantenir com els llibres oficials, el d’actes i socis de forma permanent; els registres de moviments ordinaris podrien ser eliminats després dels cinc anys reglamentaris de possibles reclamacions o inspeccions, amb l’afegit de que aquesta han estat aprovats a les Assembles de Socis convocades cada any. A efectes pràctics aquestes documentacions queden en poder d’algun membre de la Junta Directiva, en especial sinó hi ha seus socials amb seguretat.

Per tant queda un bloc de documents, objectes, regals, assistència a actes, reconeixements… que al llarg de la vida associativa van emplenant prestatgeries, amb un valor simbòlic, apreciat només per als socis o persones vinculades a l’entitat.

Crec que aquí hi hauria d’haver-hi una reflexió, en el sentit de discernir aquells elements que poden ser representatius i formar part de la història, d’aquells altres més simbòlics que tenen el seu valor, però que no tenen la transcendència per a ser protegits; segurament no té el mateix valor el record d’una participació en un esdeveniment, com que aquesta placa sigui el reconeixement d’un premi). Moltes vegades aquests records més puntuals poden haver estat incorporats a alguna publicació o programa, i per tant ja tenen un rastre e imatge que perdura.

Un altra grup de documentació i/o objectes a valorar serien aquells que tenen a veure directament amb la vida associativa, gestionats per Juntes Directives i/o en altres moments històrics : en aquest sentit caldria una nova reflexió, potser prioritzant :

• Documentació manuscrita, llistats de socis, factures o programes d’actes, fotografies relacionades amb l’entitat, i normalment a més antiguitat, més documentació hauria de preservar-se.
• Tot això cal fer-ho amb alguna persona externa, potser documentalista o bibliotecari, per treure el valor sentimental, i prioritzar el valor històric del document.
• Avui en dia hi ha molta facilitat de documentar-ho digitalment, amb el valor afegit de que la imatge no es perjudicarà i la qualitat del document sempre serà la mateixa, i obviar els perills del deteriorament del paper original.
• Una bona opció podria ser fer la cessió d’aquestes documentacions a algun arxiu local, preservant drets de reproducció dels fons cedits, a favor de l’entitat cessionària.