A les entitats associatives, hi ha dos mons interns : el de les activitats i el de la gestió, tots dos són importants, i complementaris- Tot i que, la gestió d’entitats, és menys vistosa té cura del grau de viabilitat, i de les obligacions formals a què estan sotmeses.
Com a prèvia, analitzarem l’entorn en què es mouen aquestes entitats :

1. La gestió de les mateixes és assumida per una Junta Directiva, que ho gestiona de forma voluntària, i gratuïta, amb un mandat temporal molt concret, aprovat per l’Assemblea de Socis.
2. No sempre, aquests gestors, són coneixedors d’aquests temes, entenent-ho com el registre adient de les operacions de cobraments, i pagaments, dels mitjans de registre, de les operacions de tancament d’exercici, i de les obligacions que se’n deriven
3. No es demana, per a assolir la designació de Tresorer (o Administrador), cap mena de requisit previ i d’altres persones que pugin accedir-hi, amb posterioritat, poden entendre de forma diferent, tot aquest procés.
4. Tampoc ,sol haver-hi ha normes detallades respecte de criteris comptables, de la manera com s’hande registrar, o valorar, determinades operacions (amortitzacions, periodificacions, operacions interanuals…)
5. La determinació del resultat de l’exercici és, una xifra, que no pot ser comparada amb cap altra i, una suposada errada en el càlcul, difícilment seria detectable.
6. Hi han unes determinades formes de fer i exposar els comptes anuals, a l’Assemblea on s’han d’aprovar, i fan aquest tema, sigui difícil i/o avorrit, per a socis sense una formació prèvia, i cal una bona pedagogia.
7. Tampoc, les pròpies entitats, ajuden a facilitar informació prèvia, ni la possibilitat de demanar ajuda en cas de dubtes en temes relacionats, amb els comptes anuals.
8. Tot això fa que l’aprovació dels comptes, es visualitzi com un requisit, i una obligació de l’Assemblea Ordinària, moltes vegades amb un vot no sempre convençut del soci.
9. Llevat d’entitats que es trobin obligades a presentar els comptes, de forma oficial, per el nombre d’operacions durant l’exercici, o per els ajudes que puguin haver rebut, no cal utilitzar ni comprar programes informàtics de comptabilitat; els programes tipus “fulles de càlcul” permeten el disseny de formats, que poden garantir un seguiment acurat de tots els moviments, i de les seves agrupacions.
10. La gran majoria d’entitats no fan memòries dels exercicis tancats; hi pot haver les “memòries socials” perquè quedi constància de les activitats i fets de l’exercici, com a resum històric, i la “memòria econòmica”, on apart de detallar els criteris que s’han seguit per a preparar els comptes anuals, hi poden haver d’altres informacions, detalls i aclariments que facilitarien la seva comprensió.
11. Amb independència de que els comptes anuals, comptaren amb el vistiplau de l’òrgan directiu, també seria aconsellable de que de forma interna (designació d’un soci censor/auditor) o externa (gestor…), hi pogués donar una segona opinió.

És important definir quins són els documents necessaris per conèixer la realitat econòmica d’una entitat :

1. Balanç de Situació : és la fotografia, en un moment determinat, de tot el que es té, el que es pugui tenir o cobrar, dels deutes i obligacions, i del Fons social; és obligatori fer-ho a final de l’exercici, què és el que té validesa, per a la determinació del resultat anual; no obstant sinó es porta una comptabilitat continuada, és factible preparar-ne un, amb la informació de tancament
2. Compte d’explotació : és el resum de tot el període referit només als ingressos i les despeses que s’identifiquen amb les operacions del període. Al final del mateix, el resultat (diferència entre ingressos i despeses) es traspassarà al Balanç de situació, i les partides d’aquest document començarien novament a 0.
3. Pressupost : és el compte d’explotació previsional, es a dir, el càlcul aproximat dels ingressos i despeses que es preveuen, equilibrats entre uns i altres, què es generaran en funció de les activitats previstes o dels objectius socials. Aquest equilibri indica que, per poder utilitzar uns recursos per a les activitats socials, cal tenir una seguretat/cobertura dels ingressos suficients, per a atendre-ho.

Els documents 2 i 3 són el mateix ; el 2 és quan no hi han limitacions i els ingressos i les despeses poden generar-se sense limitacions i, el 3, és quan hi ha un Pressupost que ha de ser la guia de les quantitats màximes que es poden generar, per conceptes. Ambdós documents tenen formats diferents, però la finalitat es la mateixa : la determinació del resultat de l’exercici.

Visualment una imatge és més potent, que un text escrit…

Coses a tenir en compte al final de l’exercici :

• Factures de compres, o serveis, que no ens hagin arribat
• Quotes i altres obligacions corresponents al període tancat, no registrades
• Arqueig de Caixa, i registre de les factures pendents realitzades en efectiu
• Rebuts pendents de cobrament de quotes de l’any que es tanca o d’anteriors exercicis.
• Aplicació del resultat, del darrer any, en la forma que es va acordar a l’Assemblea.
• Subvencions pendents de cobrament o, d’aquelles, ja concedides, pendents d’ingrés
• Revisió de registres pendents de l’anterior balanç, per corroborar que tot estigui recuperat o pagat.
• Revisar els equips propietat de l’entitat : verificar si, el seu estat, permet utilitzar-los en el temps de vida útil que es va preveure, o cal ajustar el nombre d’anualitats de servei.
• Donar de Baixa equips obsolets, deteriorats, no reparables, o perduts…
• Revisar les documentacions que donen drets, u generen obligacions, per veure que no hagin caducat, variat les seves circumstàncies, o s’hagin d’actualitzar, incloent les cobertures de possibles assegurances.
• Agrupar aquelles partides amb imports poc representatius.
• Preveure i calcular les possibles periodificacions (pagaments de drets o serveis, que no s’ajusten a l’any natural, o ingresos rebuts no corresponents al periode tancat), i per tant la seva imputació es interanual

Sempre he pensat que, al presentar els comptes anuals d’una entitat, tant important és l’aprovació dels socis, en l’Assemblea, com un acurat arxiu i custòdia de la documentació; en aquest sentit és important mantenir una estructura dels diferents grups del Pressupost i del Balanç, per a possibles comparacions interanuals, sempre que es mantinguin els criteris de registre; ho dic perquè, cada Junta Directiva té un mandat determinat i mai sabrem si, després de nosaltres, hi hauran gestors amb més o menys criteri i si poden fer servir el nostre treball amb sentit positiu, o per argumentar del passat….