Imagen genèrica d’una reunió de socis…

Sempre he defensat el valor, i la importància, d’aquest primer punt de l’Ordre del Dia, habitual en qualsevol de les Assemblees i reunions de les nostres entitats, o d’altres institucions, que són reflex del que s’hauria comentat en la darrera ocasió.
Però, també, ens trobem amb moltes limitacions: d’una part, el nombre d’Assemblees s’ha reduït molt i, és probable, que l’acta, s’aprovi, a la següent reunió ordinària i obligatòria. Això fa que determinats temes, a criteri del Secretari quedin, o no reflexats, de forma adient a l’acta i, en aprovar-se aquesta, de forma definitiva quedin tal com s’han escrit.

D’altra banda, les entitats que envien, amb les convocatòries, el text de l’acte no ho fan amb la signatura del President(a), ni del Secretari(a), essent un document que s’hauria d’inscriure en el llibre d’actes, i donaría validesa de que és el text que s’hi inscriurà. Tampoc el soci, no hi veu sentit a llegir un acta com a primer punt d’una reunió que hauria de ser motivadora e informativa (en la majoria de casos, és la única que es celebra durant l,’any).

Però l’acta té dues funcions en el temps : donar fer del dia a dia associatiu, dels acords i gestions fetes, i és també un resum històric de l’entitat, l’únic document oficial (amb les signatura dels responsables) que ha de prevaldre per a la història.
Avui en dia hi han mitjans que ens faciliten la transcripció oral de les reunions, a format escrit, però aquesta és una altra història amb connotacions legals i pràctiques que mereix una altra entrada.
De l’Assemblea de l’últim any, l’abril del 2025 a Os, crec que hauríem d’aprendre d’algunes consideracions, per evitar recaure en els mateixos defectes :

a) Hora de la Reunió : Es va retardar gairebé 60 minuts, respecte de l’hora convocada (incloent-hi la part de col.locació de les cadires, el funcionament dels ordinadors…) crec recordar, perquè no es trobava la persona que tenía les claus de l’Ajuntament, i sort que era un poble petit…
En aquesta espera, hi va haver socis que no van poder esperar: havien de tornar als seus llocs d’origen, per treballar o a altres gestions, i se’n van anar. perquè un retard al començament significava acabar més tard hora de demora al començar volia dir finalitzar més tard.
En cap cas es van demanar disculpes, ni al principi de la reunió, ni mentre esperàvem al carrer. Encara més dificil d’entendre és amb una activitat com la nostra, en què la puntualitat és bàsica : si tenim un toc a les 12, ha de ser a aquesta hora, i no a les 12,40…
Per aquest sol fet podria haver estat impugnada l’Assemblea, però els temes de l’ordre del dia mereixien l’espera, encara que del contingut de la reunió va quedar poc per recordar.

b) No llista de socis : No és va fer una llista de socis reals de l’entitat que hi que hi assistien; varen entrar-hi persones no sòcies, que van presenciar situacions que no haurien d’haver-se produït en una reunió.

c) No pressupost : Recordo que després del punt de l’Ordre del Dia dels comptes anuals, vaig intervenir per demanar, si hi havia un Pressupost per aprovar, i em van dir que no se¡n feia cap, per tant una incorrecció i una manca de seguiment  del contingut dels estatuts. El Pressupost valida i dóna confiança, és el compromís de la Junta en assolir unes activitats per al proper exercici i ,com a contrapartida, els recursos per atendre-les.

d) S’aprova una quota de soci, sense donar detall de les activitats o despeses a què es dedicaran. Segurament un dels grans errors una de les grans mancances, ja que el Pressupost autoritza només l’import total que no es pot sobrepassar, sinó que ho fa per conceptes i, per tant, disposar d’aquests recursos per a altres finalitats que no siguin les identificades al pressupost, hauria d’implicar la negativa, a fer-ho.

e) Com es controlen els acords que es recullen en l’acta de la darrera Assemblea ?. No hi ha cap altre punt de l’Ordre del Dia que faci referéncia a l’execució dels acords adoptats per la pròpia Assemblea o d’altres que van quedar pendents, ni a les incidències o obstacles que no van permetre finalitzar-los.Potser caldria que aquest punt es digués : “Lectura, Seguiment dels Acords que s’inclouen, i aprovació de l’Acta de la darrera Assemblea”.

Per això hem de donar, a aquest Punt de l’Ordre del Dia, la importància que mereix…