Traspassar la gestió, i la comptabilització de les nostres transaccions, a un professional extern, és una tasca que cal reflexionar-hi abans. Us facilito un decàleg del que em sembla més prioritari a valorar :
- Cal adaptar l’estructura, i numeració dels comptes, a la demanda d’informació que necessitem, això reduirà el nombre de transaccions dubtoses, caldria que els conceptes de les sub-comptes fossin clars.
- El professional, que escolliu, cal que tingui la vostra confiança, i garanteixi la confidencialitat de les dades; és important que sigui ordenat, que tingueu algun sistema de seguretat en el moment de transmetre o rebre informació, que sigui un despatx amb uns anys d’experiència…; és important també que no el de la competència ja que, per un descuit, o per algun treballador molest, aquesta informació podria circular…
- Cal preveure la disponibilitat de poder tenir informacions actualitzades, balanços entremitjos d’any, sempre que calguin, a fi de seguir l’evolució interanual.
- Quan externalitzem la documentació, seria interessant de tenir alguns elements, d’auditoria interna, que ens permetessin verificar la fidelitat dels documents que ens reportin, ja que perdem tota l’autonomia en aquest sentit. Cal sempre que tingueu l’original o copia de les documentacions presentades, per el vostre compte.
- Calculeu periòdicament el cost de facilitar i treballar les transaccions comptables externament, i el cost de fer-ho dins de la empresa; la pròpia evolució de l’empresa, els canvis organitzatius o de gerència podrien propiciar el retorn d’aquesta externalitació.
- En qualsevol cas, cal comprendre el que diuen els estats financers; externalitzar el procediment, no vol dir perdre la capacitat de valorar-lo, extreure’n les conclusions i poder comentar-ho amb socis i bancs, quan calgui.
- Delimitar les tasques del professional, els tràmits, els temps de resposta, i els àmbits que se li deleguen (fiscal, laboral, comptable…).
- Mantenir sempre la confiança amb el professional i valorar el seu seguiment…; cal estar atents a possibles comentaris, incidències, canvis de treballadors, nivell d’atenció…
- Valorar el “feedback” que ens ofereix : si nomes és un “tramitador”, o ens facilita orientació, suggeriments, atenció a l’evolució, prengui la iniciativa i ens truqui…
- El resultat comptable, els balanços, i les liquidacions fiscals, han de tancar-se dintre del limit del temp, ja que “any tancat, any arxivat”; com més aviat ho tinguem fet millor.
Recerquesmones.net 