A l’entrada C03 d’aquest bloc feia referència a quines persones o entitats podrien estar interessats en la comptabilitat d’una empresa o entitat, hi ho resumia amb les administracions (fiscals i laborals) i en les entitats bancaries.
Però cal també plantejar que aquesta comptabilitat (i els seus resultats) també ens obliguen a tenir cura d’altres persones, a nivell intern, que hauran de consultar, interpretar, o comparar el nostre treball comptable, i això es un factor important.
Aquestes normes ens ajudaran a fer-los mes entenedors i transparents, a mantenir l’objectiu de la imatge fidel, a facilitar la consulta a altres persones, evitar pèrdues de temps en la compulsa amb la documentació original, o entendre el que es va voler indicar; hi han molts factors que poden provocar el canvi de la persona que fa les funcions comptables : jubilació, promoció, vacances, malaltia, accident, acomiadament… i alguns d’ells imprevistos.
Tampoc hi ajuda que, cada vegada menys, les documentacions (bancaries, factures…) poden venir digitalment i la documentació física pot minvar.
Us facilito algunes recomanacions, que espero us hi ajudin en aquest sentit :
a) Porteu la comptabilitat propera en el temps; facilitarà la consulta i que les persones implicades s’enrecordin de les operacions.
b) Estigueu atents a la informació : llegiu el que hi diu, i registreu acuradament; de vegades hi han formularis amb formats semblants…
c) Mantingueu sempre el nombre de subcomptes ajustat a les necessitats d’informació.
d) El títol dels subcomptes han de tenir definits amb claredat, el contingut del que voles indicar.
e) Poseu sempre com a concepte de l’operació un detall de la mateixa; es habitual posar-hi, al concepte, el mateix titular de la subcompte.
f) Separeu els assentaments de la data de la factura, i de la data de pagament (en proveïdors); de vegades són dos moments diferents.
g) Tingueu sempre una persona de l’empresa que també coneixi tot el que feu.
h) Si la comptabilitat la porta la gestoria, verifiqueu la informació que us arribi…
i) Vigileu els comptes on heu fet previsions, i contrasteu amb el que realment s’ha carregat.
j) Utilitzeu l mateix tipus de lletra (majúscula/minúscula) en les anotacions.
k) Eviteu expressions com “Diferencies”, “Regularització”… fan perdre credibilitat a la comptabilitat.
l) Verifiqueu, aleatòriament, la totalitat dels comptes amb el llibre Major, podreu detectar diferencies en els conceptes d’una partida a l’altra, com subcomptes amb saldos, de signe contrari, al que correspondria.
m) Per a mi una consulta d’un major on hi hagi la major transparència i detall de l’operació ofereix credibilitat, seguretat, i evita dubtes.
m) I si teniu dubtes de l’assentament que feu, consulteu el major de cada una de les subcomptes, per assegurar-vos la correcció dels apunts.
Si la comptabilitat es de societats, existeixen formats al PGC per fer les agrupacions dels estats financers; en el cas d’entitats i associacions cal preveure quina és la millor estructura de presentació de les dades financeres.
Recerquesmones.net 